Listas de tareas en digital

El mundo digital nos ofrece múltiples opciones para gestionar nuestro trabajo y mejorar en nuestra productividad. Multitud de herramientas digitales puestas a nuestro servicio para ayudarnos en nuestro día a día. Pero… ¿por dónde comenzar?

Lo primero a la hora de organizarse es saber qué hay que hacer y para ello, lo más fácil es crear una lista de tareas. Parece sencillo, y donde antes necesitábamos tan sólo un Post-it y un bolígrafo, ahora podemos utilizar infinitas herramientas digitales: Daily todo, Do it (tomorrow), Trello, Evernote, Todoist, TeusDeux, Swipes, MinimaList, Moleskine TimePage, Wrike, Taskade… y muchas más.

Las hay súper sencillas e intuitivas o más trabajadas con gradación en colores, etiquetado e incluso con contadores de tiempo. Especializadas para uso personal o para grupos. Con un diseño novedoso en el que puedes tomar decisiones o simples y austeras. En este texto hablaré de dos de ellas y haré una pequeña comparativa.

Wunderlist: sencillez y usabilidad

Wunderlist es una herramienta de lo más simple e intuitiva, que sabremos usar nada más abrir nuestra cuenta. Nos ofrece simple y llanamente la posibilidad de generar listas de tareas. A cada lista le colocas un título o tema y dentro tendrás la relación de tareas que corresponden a ese tema. Puedes también agrupar las listas por carpetas para así tener todo más organizado.

Podrás añadir información de cada tarea: poner una fecha de vencimiento con alarma de aviso, una descripción, añadir subtareas e incluso comentarios.

Podrás añadir información de cada tarea: poner una fecha de vencimiento con alarma de aviso, una descripción, añadir subtareas e incluso comentarios.

Tienes la opción de crear listas compartidas para grupos, de forma que podáis comentar y añadir o marcar como hechas las tareas dentro de un grupo de personas, pudiendo también gestionar las notificaciones.

Es una herramienta muy sencilla. Se puede usar online (lo que facilita su uso cuando no tienes ninguno de tus dispositivos a mano) o en su versión app tanto para ordenador como móvil. En esta última tiene la opción de colocar un widget muy útil en el que se presenta la lista de tareas (de uno de los temas) con el cajetín listo para que hagamos “check”.

Otra de sus bondades es que se puede sincronizar con el Google Calendar, para tener todas tus citas, tareas y horarios a golpe de click y todo esto de forma gratuíta. La versión de pago (a 4.99/mes) incluye la posibilidad de adjuntar todo tipo de archivos a cada tarea y, además, potencia el trabajo colaborativo al permitir que todos los miembros puedan añadir, editar y asignar tareas.

Kanban Flow: buscando la productividad

Kanban Flow va un paso más allá y siguiendo el método “Kanban” distribuye cada tablero (lo que sería el tema o título de la lista en Wunderlist) en 4 columnas predeterminadas: To-do, Do today, In progress y Done. De esta forma, las tareas se van distribuyendo en tarjetas por columnas: cosas por hacer, cosas para hacer hoy, cosas en progreso y cosas hechas. También se le puede cambiar el nombre a estas columnas y quitar o agregar más dependiendo del uso que le queramos dar.

A cada tarea-tarjeta podemos: asignarle un color, añadir una descripción, subtareas, comentarios, fecha de vencimiento (aunque sin alarma de aviso), etiquetas, tiempo estimado y tiempo utilizado, añadir colaboradores o responsables de tarea (si trabajas en grupo)… Y muchas cosas más.

El fin último de esta herramienta no es sólo la creación de listas de tareas (para la organización del trabajo) sino también la productividad. En Kanban Flow es tan importante el cumplir con la tarea como el ser consciente del tiempo utilizado y para ello contiene un controlador que utiliza la técnica de pomodoro: establece intervalos de trabajo y de descanso. Además también ofrece la posibilidad de ver informes detallados del tiempo utilizado en cada tarea con el fin de optimizar “el recurso más preciado” en trabajos personales y  en tareas de grupo.

Es una herramienta de gran utilidad y se puede usar tanto online en el ordenador como a través de WebApp vía móvil. No he encontrado ninguna app nativa para Android pero el funcionamiento de la WebApp es estupendo y aunque no permite la instalación de widgets el uso es prácticamente idéntico, incluso con acceso directo en el móvil a la app. Hablamos por supuesto de la versión gratuíta.

La versión de pago (por 5$/mes) ofrece más posibilidades en cuanto al tablero, mejores estudios y análisis de la actividad, más posibilidades en cuanto a integraciones con otras app y soporte técnico “prioritario”.

Wunderlist VS KanbanFlow

Haciendo una breve comparativa de las dos herramientas (en su opción gratuita) podemos llegar a las siguientes conclusiones:

USABILIDAD: Las dos herramientas son muy intuitivas y fáciles de utilizar, no necesitamos instrucciones ni nada por el estilo y sólo navegando a través de ellas somos capaces de exprimirlas al máximo.

COMODIDAD Y SENCILLEZ: Ambas son cómodas de utilizar, de rápido acceso y  con interfaces claras y simples en diseño, lo que facilita la organización y el trabajo en ellas.

ORGANIZACIÓN: Las dos permiten que en un golpe de vista podamos tener acceso a toda la información que necesitamos. Quizás en este aspecto Wunderlist deje ver las diferentes listas de tareas mientras accedes a una de ellas. Mientras que en KanbanFlow tienes que elegir uno de tus tableros, dejando oculto el resto.

FUNCIONAMIENTO OFFLINE: KanbanFlow  no posee una App nativa, por tanto cuando no tenemos internet es imposible acceder, mientras que en Wunderlist se puede utilizar la app sin problema, actualizándose con el resto de dispositivos cuando recupere la conexión.

IDIOMAS: Wunderlist está disponible en castellano mientras que KanbanFlow sólo se puede utilizar en inglés.

TRABAJO EN GRUPO: Para trabajos en grupo quizás sea de mayor utilidad KanbanFlow ya que de un simple vistazo nos permite ver qué tareas está haciendo quién y en qué parte del proceso están. Wunderlist aunque permite las tareas en grupo, es más lioso.

Conclusiones

Ante unas funciones muy similares, la decisión de usar una u otra herramienta digital reside en la preferencia personal de cada usuario. Las características de herramienta que para una persona son condicionantes para otra puede ser un simplemente un plus o algo sin importancia. Sin embargo, en base al breve análisis realizado y al uso dado a ambas herramientas, mi opinión es que Wunderlist es ideal para un uso mayoritariamente personal, para gestionar y organizar las tareas del día a día de forma sencilla, en base a prioridades y necesidades. Mientras que KanbanFlow funciona mejor para la realización de proyectos en grupo, dónde la participación es múltiple y dónde cobra importancia también la propia gestión de equipos, teniendo un peso relevante no sólo las tareas en sí, sino también el tiempo dedicado de la persona a cada tarea.

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